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وصف الوظيفة
Dans le cadre du Gloucestershire Health and Care NHS Foundation Trust, nous recherchons un(e) Assistant(e) administratif(ve) polyvalent(e) pour assurer le support quotidien aux équipes de soins infirmiers, de psychologie et médicales d’un hôpital de référence. Ce poste en CDI à temps partiel (15 heures/semaine) s’inscrit dans un environnement dynamique où la rigueur, la confidentialité et la réactivité sont essentielles.
**Missions principales**
- Accueillir, orienter et filtrer les appels téléphoniques des patients, des familles et des partenaires externes ; assurer la prise de messages et le suivi des dossiers.
- Gérer le courrier entrant et sortant, le fax, la photocopieuse et les commandes de fournitures de bureau ; veiller à la disponibilité du matériel administratif.
- Assurer la dactylographie de comptes‑rendus, notes de service, rapports d’activité et documents officiels, en respectant les normes de confidentialité du NHS.
- Saisir les données audio et transcrire les réunions multidisciplinaires, en garantissant la précision et la rapidité.
- Alimenter et mettre à jour les bases de données (Excel, Access) relatives aux plannings, aux stocks et aux facturations internes.
- Suivre la petite caisse du service, préparer les factures, contrôler les dépenses et assurer le rapprochement bancaire mensuel.
- Coordonner les réunions d’équipes, réserver les salles, préparer les supports de présentation et diffuser les comptes‑rendus.
- Contribuer à la mise en place et au suivi des formations statutaires obligatoires (santé et sécurité, protection des données, etc.).
- Intervenir ponctuellement sur le terrain (accompagnement de patients, aide logistique lors d’évènements internes) lorsque la situation l’exige.
**Profil recherché**
- Minimum 2 ans d’expérience confirmée en secrétariat/administration autonome, idéalement dans le secteur de la santé ou un environnement hospitalier.
- Maîtrise avancée de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel) et bonne aisance avec les outils de gestion électronique des documents.
- Excellentes compétences rédactionnelles et orthographiques, capacité à produire des documents clairs et structurés.
- Sens aigu de la confidentialité, respect des procédures de protection des données patients (GDPR).
- Aptitude à prioriser les tâches, à travailler sous pression et à s’adapter rapidement aux changements de priorités.
- Qualités relationnelles développées : écoute active, diplomatie, capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire.
- Autonomie, sens de l’initiative et attitude orientée résolution de problèmes.
- Disponibilité pour suivre les formations obligatoires et intervenir physiquement si nécessaire.
**Ce que nous offrons**
- Un contrat à durée indéterminée à temps partiel, compatible avec d’autres engagements professionnels ou personnels.
- Un cadre de travail stimulant au sein d’un établissement de santé reconnu, avec des équipes bienveillantes et multidisciplinaires.
- Des opportunités de formation continue (e‑learning, ateliers internes) pour développer vos compétences administratives et sectorielles.
- Un package de rémunération conforme aux grilles du NHS, incluant des avantages sociaux (assurance santé, congés payés, retraite).
- Un environnement de travail moderne, équipé de technologies de pointe pour faciliter la gestion documentaire.
Si vous êtes motivé(e), rigoureux(se) et désireux(se) de contribuer au bon fonctionnement d’un service de santé de qualité, rejoignez-nous et participez activement à l’excellence du soin aux patients.
