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Descripcion del puesto
Le NHS de Newcastle recherche un(e) Assistant(e) Administratif(ve) expérimenté(e) pour renforcer l’équipe d’administration du Service des Enfants et des Jeunes (CYPS). Rattaché(e) à Benton House, vous assurerez un service administratif complet et de haute qualité, en soutien d’une équipe multidisciplinaire composée de médecins, infirmiers, travailleurs sociaux et éducateurs. Vous serez également amené(e) à vous déplacer régulièrement à l’hôpital Bensham à Gateshead, selon les besoins du service, afin d’assurer la continuité des activités administratives.
**Missions principales**
- Accueillir les usagers, patients et familles en face à face et par téléphone, en garantissant un service client irréprochable et confidentiel.
- Gérer le flux de dossiers patients : saisie, classement, archivage, mise à jour des bases de données et suivi des dossiers en cours.
- Préparer et organiser les réunions d’équipe, rédiger les comptes‑rendus, diffuser les informations essentielles aux différents intervenants.
- Assurer la facturation, le suivi budgétaire et la gestion des achats de fournitures de bureau en conformité avec les procédures du NHS.
- Coordonner les plannings, les rendez‑vous et les déplacements du personnel, en veillant à la bonne utilisation des ressources.
- Traiter les demandes administratives internes et externes, répondre aux courriels, préparer les correspondances officielles.
- Contribuer à l’amélioration continue des processus administratifs en proposant des solutions innovantes et en participant aux audits internes.
- Gérer les situations émotionnellement difficiles avec empathie, discrétion et professionnalisme, notamment lors d’interactions avec des familles en situation de crise.
**Profil recherché**
- Minimum 12 mois d’expérience administrative récente, idéalement dans le secteur de la santé ou services publics.
- Excellente maîtrise de la dactylographie (au moins 60 mots/min) et de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
- Capacité à travailler de façon autonome tout en étant un(e) véritable acteur(trice) d’équipe.
- Flexibilité horaire, ponctualité et sens aigu des priorités.
- Aptitude à gérer le stress et les situations émotionnellement complexes avec calme et empathie.
- Bon niveau d’anglais écrit et oral, la connaissance d’une seconde langue (ex. français) est un atout.
**Ce que nous offrons**
- Un contrat à durée indéterminée (CDI) à temps plein (37,5 h/semaine) avec un salaire compétitif selon la grille NHS Band 2.
- Un environnement de travail stimulant au sein d’une équipe engagée pour le bien‑être des enfants et des jeunes.
- Des opportunités de formation continue et de développement professionnel.
- Un accès aux avantages du NHS (congés payés, régime de retraite, programmes de bien‑être).
- Un poste basé à Newcastle upon Tyne, avec des déplacements ponctuels à Gateshead.
Rejoignez-nous pour contribuer à un service essentiel, où chaque geste administratif soutient directement la santé et le futur des jeunes de notre communauté.
