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Descripcion del puesto
A&O Shearman, cabinet d’avocats international reconnu pour son excellence et son approche innovante du droit, recherche un(e) Assistant(e) de bureau senior pour renforcer son équipe Advanced Delivery Legal à Belfast. Vous jouerez un rôle clé en assurant un soutien administratif de haut niveau aux avocats, associés et aux équipes de projet, tout en contribuant à l’efficacité opérationnelle du département.
**Missions principales**
- Gestion quotidienne de l’agenda des avocats et des associés : organisation de réunions, conférences téléphoniques, déplacements nationaux et internationaux, réservation de salles et de moyens de transport.
- Coordination des déplacements : élaboration des itinéraires, prise en charge des réservations de vols, hôtels, transports locaux et suivi des notes de frais.
- Support financier et budgétaire : suivi des factures, préparation des rapports de dépenses, assistance à la facturation client, contrôle des budgets de projets et rapprochements bancaires.
- Développement commercial : préparation de présentations PowerPoint, dossiers de pitch, mise à jour de bases de données clients, suivi des opportunités commerciales et assistance à la rédaction de propositions.
- Gestion documentaire : rédaction, mise en forme et archivage de documents confidentiels (contrats, accords, rapports), respect des procédures de conformité et de confidentialité.
- Communication interne et externe : rédaction de courriels, notes de service, comptes rendus de réunions, diffusion d’informations importantes aux équipes de Belfast, Londres et autres bureaux.
- Support aux projets transversaux : participation à des initiatives d’amélioration des processus, mise en place d’outils de suivi et de reporting, assistance à la mise en œuvre de nouvelles technologies de travail collaboratif.
**Profil recherché**
- Minimum 3 ans d’expérience réussie en tant qu’assistant(e) de bureau ou office manager, idéalement dans un environnement juridique ou professionnel exigeant.
- Maîtrise avancée de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) et aisance avec les outils de gestion de projets et de collaboration (SharePoint, Teams, Concur, etc.).
- Excellentes compétences organisationnelles, capacité à gérer plusieurs priorités simultanément et à travailler sous pression.
- Sens aigu du détail, rigueur et respect absolu de la confidentialité.
- Aptitudes communicationnelles exceptionnelles, tant à l’écrit qu’à l’oral, en anglais ; la maîtrise du français est un atout.
- Esprit d’équipe, capacité à collaborer avec des collègues situés dans différents bureaux (Belfast, Londres, autres sites internationaux).
- Proactivité, autonomie et capacité à anticiper les besoins des parties prenantes.
**Ce que nous offrons**
- Un contrat à durée indéterminée (CDI) avec un package salarial compétitif.
- Un régime de retraite attractif et une assurance maladie privée couvrant le titulaire et sa famille.
- Des programmes de bien‑être incluant des ressources de santé mentale, un abonnement à une plateforme de sport en ligne et des journées de bien‑être.
- Des congés parentaux et spéciaux généreux, ainsi que des jours de récupération.
- Un mode de travail hybride flexible : jusqu’à 40 % de télétravail, avec un bureau moderne à Belfast équipé des dernières technologies.
- Des opportunités de formation continue, de mentorat et de mobilité interne au sein du réseau mondial d’A&O Shearman.
- Un environnement de travail inclusif, où la diversité et l’équilibre vie professionnelle/vie personnelle sont valorisés.
Rejoignez une équipe dynamique, participez à des projets d’envergure internationale et développez votre carrière au sein d’un cabinet qui place l’innovation et le bien‑être de ses collaborateurs au cœur de sa stratégie.
