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Job description
NHS Greater Glasgow and Clyde (NHSGGC) est l’un des plus grands systèmes de santé du Royaume-Uni, regroupant près de 40 000 collaborateurs et offrant des services de santé de pointe à la population écossaise. Dans le cadre du renforcement de sa Digital Services Directorate, nous recherchons un(e) Assistant(e) Personnel & Administratif pour soutenir le Directeur des Services Numériques, l’équipe de direction senior ainsi les fonctions opérationnelles du directeurat.
**Missions principales**
- Gestion proactive de l’agenda du Directeur des Services Numériques et des cadres supérieurs : planification, coordination et optimisation des rendez‑vous, réunions internes et externes, déplacements et conférences.
- Organisation et suivi des réunions : préparation des convocations, diffusion des documents, prise de notes détaillées, rédaction et diffusion des comptes‑rendus, suivi des actions et des décisions prises.
- Secrétariat général : traitement du courrier électronique et postal, gestion des appels, accueil téléphonique et physique des visiteurs, traitement des demandes de renseignements.
- Administration des jeux de données liés aux indicateurs de performance (KPI) : mise à jour des tableaux de bord, suivi des métriques, production de rapports périodiques pour la direction.
- Support administratif aux projets digitaux : préparation de dossiers, suivi des livrables, coordination avec les équipes IT, marketing et finance.
- Gestion de la documentation confidentielle et respect des procédures de conformité du NHS.
- Participation ponctuelle à des déplacements sur d’autres sites NHSGGC pour assister à des réunions ou des ateliers.
**Profil recherché**
- Titulaire d’un HNC (Higher National Certificate) en administration, gestion ou domaine équivalent, ou expérience professionnelle reconnue équivalente.
- Maîtrise avancée de la suite Microsoft O365 (Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint) et aisance avec les outils de gestion de projets et de suivi KPI.
- Excellentes compétences rédactionnelles et de communication, tant à l’écrit qu’à l’oral, en anglais et en français.
- Sens aigu de l’organisation, capacité à gérer plusieurs priorités simultanément et à travailler sous pression.
- Discrétion, intégrité et respect de la confidentialité des informations sensibles.
- Esprit d’équipe, flexibilité et capacité à s’adapter à un environnement dynamique et en constante évolution.
**Ce que nous offrons**
- Un contrat à durée déterminée de 12 mois, à temps plein (36 h/semaine) avec horaires de 9 h à 17 h du lundi au vendredi.
- Un poste basé à Smithhills Street, Paisley, avec un cadre de travail moderne et des équipements de pointe.
- Une immersion au cœur d’un service public de santé reconnu, offrant des opportunités de développement professionnel et de formation continue.
- Un environnement collaboratif où l’innovation digitale est au cœur des projets.
- Des avantages sociaux propres au NHS (congés payés, régime de retraite, assurance santé, etc.).
Rejoignez une équipe engagée à transformer les services de santé grâce au numérique et à contribuer à l’amélioration de la prise en charge des patients à l’échelle régionale.
