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وصف الوظيفة
Le Sussex Immunisation Service (SIS) recherche un·e Administrateur·trice dynamique pour renforcer son équipe dédiée à l’amélioration de la couverture vaccinale et à la mise en œuvre des programmes scolaires d’immunisation basés sur les preuves nationales. En tant que pilier administratif du service, vous jouerez un rôle clé dans le bon fonctionnement quotidien du bureau, la coordination des cliniques d’immunisation et le soutien opérationnel aux équipes cliniques.
**Missions principales**
- Assurer la gestion complète du service administratif : accueil téléphonique, traitement du courrier, rédaction de réponses aux courriers courants et prise en charge autonome des demandes urgentes en l’absence du manager.
- Organiser, planifier et administrer les cliniques d’immunisation (réservations de salles, logistique, suivi des stocks de vaccins, gestion des listes de participants).
- Garantir le bon fonctionnement du bureau : suivi du classement et de la récupération des dossiers, mise à jour du système de classement électronique et physique, archivage conforme aux exigences légales.
- Apporter un soutien opérationnel flexible, notamment en assurant les remplacements lors des congés annuels ou de maladie du personnel.
- Contribuer à la gestion de processus administratifs complexes (rapports de suivi, indicateurs de performance, tableaux de bord).
- Collaborer étroitement avec les équipes cliniques, les autorités locales et les établissements scolaires pour assurer la cohérence des programmes d’immunisation.
**Profil recherché**
- Diplôme de niveau Bac+2 minimum (BTS Assistant de Gestion PME/PMI, DUT Gestion des Entreprises et des Administrations, ou équivalent).
- Expérience de 2 à 4 ans dans un poste administratif similaire, idéalement dans le secteur de la santé ou du service public.
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et des systèmes de gestion électronique de documents.
- Excellentes compétences organisationnelles, sens du détail et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
- Aptitude à travailler de façon autonome, à prendre des initiatives et à résoudre les problèmes rapidement.
- Excellentes qualités relationnelles, sens du service et capacité à communiquer clairement avec des interlocuteurs variés.
- Permis de conduire B et véhicule personnel indispensables pour les déplacements dans le Sussex (West Sussex, East Sussex, Brighton & Hove).
**Conditions de travail**
- CDI à temps partiel (22,5 h/semaine) réparties sur trois jours : mardi et jeudi obligatoires, troisième jour à négocier.
- Horaires de 8 h à 16 h, avec flexibilité possible selon les besoins du service.
- Poste basé à Brighton, avec déplacements ponctuels dans le Sussex.
- Environnement de travail bienveillant, axé sur le leadership collaboratif et la progression de carrière.
- Accès à de nombreuses opportunités de formation, de développement professionnel et de recherche.
- Avantages : retraite progressive, horaires flexibles, soutien à la mobilité (indemnité kilométrique), politique de salaire équitable.
Rejoignez une organisation qui sert 1,3 million d’habitants, emploie 6 000 personnes et place le bien‑être de ses collaborateurs au cœur de ses priorités. Vous contribuerez directement à la santé publique en assurant la continuité et l’efficacité des services d’immunisation. Postulez dès maintenant pour participer à cette mission essentielle.
