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وصف الوظيفة
Rejoignez l’équipe administrative dynamique de la division des services d’urgence du directeurat WCCS au sein de NHS Fife et jouez un rôle clé dans le bon fonctionnement du service de santé publique. En tant qu’Assistant(e) de Direction – Secrétaire Personnel, vous assurerez un soutien administratif complet aux cadres dirigeants, garantissant la fluidité des opérations quotidiennes et la qualité des communications internes et externes.
**Missions principales**
- Gestion de l’agenda du directeur et des cadres supérieurs : planification, coordination des réunions, prise de rendez‑vous et organisation de déplacements nationaux et internationaux.
- Préparation, rédaction et diffusion de comptes‑rendus, notes de service, présentations PowerPoint et rapports de suivi.
- Traitement du courrier électronique et postal, filtrage des demandes et orientation vers les interlocuteurs appropriés.
- Organisation d’événements internes (ateliers, séminaires) et de réunions avec les parties prenantes externes, incluant la logistique (salles, équipements, catering).
- Gestion de bases de données, mise à jour de dossiers confidentiels et archivage conforme aux exigences du NHS.
- Soutien à la rédaction de documents officiels, à la transcription audio et à la prise de notes lors de réunions critiques.
- Collaboration étroite avec les équipes RH, finance et IT pour assurer la conformité aux procédures internes et aux normes du secteur public.
**Profil recherché**
- Titulaire d’un HND en administration, gestion ou équivalent, ou expérience professionnelle équivalente d’au moins 3 ans dans un poste similaire au sein d’une grande organisation.
- Maîtrise avancée de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams) et capacité à apprendre rapidement de nouveaux outils numériques.
- Excellentes compétences rédactionnelles et orales en anglais, avec une attention particulière à la précision et à la confidentialité.
- Solides compétences organisationnelles, capacité à gérer plusieurs priorités simultanément et à résoudre les problèmes de façon proactive.
- Expérience ou connaissance des procédures du NHS ou du secteur public britannique fortement souhaitée.
- Flexibilité, autonomie, sens du service et aptitude à travailler en équipe dans un environnement à haute pression.
**Ce que nous offrons**
- Un poste à temps partiel avec rémunération au prorata, conforme aux grilles salariales du NHS.
- Un environnement de travail inclusif, avec des politiques de flexibilité et de conciliation vie professionnelle/vie privée.
- Un soutien aux candidats en situation de handicap, atteints de maladies de longue durée ou neurodivergents grâce à des aménagements raisonnables.
- Accès à des programmes de formation continue et à des opportunités de développement de carrière au sein du NHS.
- Un cadre de travail stimulant au cœur d’une organisation reconnue pour son excellence en matière de santé publique.
Si vous êtes motivé(e) par le challenge d’un rôle central au sein d’une institution de santé de premier plan et que vous possédez les compétences requises, nous vous invitons à postuler dès maintenant pour contribuer à la mission du NHS Fife.
