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Job description
Rejoignez l'équipe administrative de la prison HM Prison Swansea (SA1 3SR) en tant qu'Administrateur(trice) d'Affaires à temps partiel. Vous travaillerez sous la responsabilité directe des managers et du personnel de première ligne, en assurant un soutien administratif de haute qualité dans un environnement exigeant et sécurisé. Vos horaires sont fixes : mercredi journée complète, jeudi après‑midi (demi‑journée) et vendredi journée complète, vous permettant ainsi de concilier vie professionnelle et personnelle.
**Missions principales**
- Organiser, produire et mettre à jour les dossiers administratifs et les dossiers de suivi des détenus selon les procédures en vigueur.
- Servir de point de contact privilégié pour les communications internes de l'équipe, en priorisant, filtrant et redistribuant les messages afin d'assurer une circulation fluide de l'information.
- Saisir, vérifier et traiter les demandes financières dans la base de données dédiée, en veillant à la conformité des données et à la traçabilité des transactions.
- Coordonner les sessions de sensibilisation et de formation du personnel, en planifiant les dates, en préparant les supports et en assurant le suivi des présences.
- Préparer les documents requis pour validation managériale (rapports, notes de service, fiches de suivi) et assurer la correspondance avec les parties prenantes internes et externes.
- Maintenir à jour les bases de données, les classeurs physiques et numériques ainsi que les journaux de bord, garantissant l'intégrité et la disponibilité de l'information.
- Compiler les indicateurs de service (SDI) et produire des rapports de performance pour soutenir la prise de décision.
- Assurer le secrétariat des réunions : rédaction de l'ordre du jour, prise de notes, rédaction et diffusion des comptes‑rendus, suivi des actions décidées.
**Profil recherché**
Vous êtes rigoureux(se), organisé(e) et doté(e) d'excellentes compétences en communication écrite et orale. Vous avez une bonne maîtrise des outils bureautiques (MS Office, notamment Word, Excel, Outlook) et êtes à l'aise avec les systèmes de gestion de bases de données. Une expérience préalable dans un rôle administratif, idéalement dans le secteur public ou pénitentiaire, est un atout. Vous savez travailler de façon autonome tout en étant capable de collaborer efficacement avec différents interlocuteurs. La confidentialité, le respect des procédures de sécurité et la capacité à gérer des informations sensibles sont essentiels.
**Ce que nous offrons**
- Un contrat à durée indéterminée (CDI) à temps partiel, avec des horaires stables.
- Un environnement de travail stimulant au sein d'une institution publique reconnue.
- Des opportunités de formation continue et de développement professionnel.
- Un package salarial compétitif, conforme aux standards du secteur public britannique.
- Un soutien à la conciliation vie professionnelle / vie personnelle grâce à des horaires fixes.
Si vous êtes motivé(e) par un rôle administratif clé, que vous appréciez la rigueur et la précision, et que vous souhaitez contribuer au bon fonctionnement d'une institution pénitentiaire, nous vous invitons à postuler dès maintenant.
