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Job description
NHS Greater Glasgow and Clyde (NHSGGC) est l’un des plus grands systèmes de santé du Royaume-Uni, regroupant près de 40 000 collaborateurs et offrant des services de santé de pointe à la population de la région de Greater Glasgow et Clyde. Dans le cadre de la transformation digitale de l’établissement, la Digital Services Directorate recherche un(e) Assistant(e) Personnel/Administratif(ve) hautement organisé(e) pour soutenir le Directeur des Services Numériques, l’équipe de direction senior et les fonctions opérationnelles de la direction.
**Missions principales**
- Gestion proactive de l’agenda du Directeur des Services Numériques et des cadres seniors : planification, coordination et optimisation des rendez‑vous, réunions internes et externes, déplacements et événements.
- Organisation et animation de réunions : préparation des convocations, diffusion des documents, prise de notes détaillées, rédaction et diffusion des comptes‑rendus, suivi des actions et relance des parties prenantes.
- Secrétariat administratif : traitement du courrier, gestion des appels téléphoniques, rédaction de courriers, rapports et présentations PowerPoint.
- Administration et mise à jour de bases de données de suivi des indicateurs de performance (KPIs) : collecte, vérification et analyse des données, production de tableaux de bord et reporting mensuel pour la direction.
- Support logistique : réservation de salles, organisation de services de restauration, gestion du matériel de réunion et coordination avec les équipes IT pour les besoins techniques.
- Participation ponctuelle à des projets transversaux de la direction digitale, notamment la mise en place de nouveaux outils collaboratifs et la conduite du changement.
**Profil recherché**
- Titulaire d’un HNC (Higher National Certificate) en administration, gestion ou équivalent, ou expérience professionnelle reconnue dans un poste similaire.
- Maîtrise avancée de la suite Microsoft O365 (Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint, SharePoint) et aisance avec les outils de gestion de projets et de reporting.
- Excellentes compétences en communication écrite et orale, capacité à rédiger des comptes‑rendus clairs et concis.
- Sens aigu de l’organisation, capacité à gérer plusieurs priorités simultanément et à travailler sous pression dans un environnement dynamique.
- Esprit d’initiative, autonomie, discrétion et sens du service.
- Bonne maîtrise de l’anglais (oral et écrit) indispensable ; la connaissance du français constitue un atout.
**Ce que nous offrons**
- Contrat à durée déterminée de 12 mois, temps plein (36 h/semaine) avec horaires de 9 h à 17 h du lundi au vendredi.
- Poste basé à Smithhills Street, Paisley, avec des déplacements occasionnels sur d’autres sites du NHS Greater Glasgow and Clyde.
- Environnement de travail stimulant au cœur d’une transformation digitale majeure du secteur de la santé.
- Accès à des formations internes (O365, gestion de projets, reporting KPI) et possibilités d’évolution au sein du NHS.
- Avantages sociaux du NHS (assurance santé, congés payés, régime de retraite).
- Culture d’entreprise inclusive, axée sur la collaboration, l’innovation et le bien‑être des employés.
Rejoignez une équipe engagée qui place la technologie au service de la santé publique et contribuez activement à la modernisation des services de santé en Écosse. Nous attendons votre candidature avec impatience !
