Office Coordinator - Responsable Opérationnel & Facilities

A propos du poste

En tant qu'Office Coordinator, vous occuperez un rôle pivot au sein de nos bureaux d'Exeter et de Torquay. Véritable ambassadeur de notre image de marque, vous garantirez un environnement de travail d'excellence, accueillant et hautement professionnel pour nos collaborateurs, clients et visiteurs.

Missions principales

• Management & Accueil : Supervision de l'Office Assistant à Exeter, gestion de la réception, accueil physique et téléphonique de premier ordre.
• Gestion des Installations (Facilities Management) : Soutien direct au Office Lead Partner, coordination avec les propriétaires, gestion des fournisseurs et des sous-traitants.
• Santé & Sécurité (H&S) : Représentant officiel de la conformité Santé et Sécurité pour les deux sites, incluant la réalisation des évaluations des risques.
• Vie de Bureau & Événementiel : Participation active au comité social, organisation d'événements internes en synergie avec l'équipe Marketing.
• Gestion Opérationnelle : Gestion des achats, approbation des factures, résolution des requêtes quotidiennes et maintien des standards de qualité des espaces.
• Support Transversal : Assistance administrative aux départements Service Lines et Enablement (Marketing, RH, Risk) et coaching des membres juniors de l'équipe.

Profil recherché

• Professionnel(le) organisé(e) et polyvalent(e), doté(e) d'un excellent sens du service.
• Capacité démontrée à gérer des priorités multiples dans un environnement dynamique.
• Tempérament orienté solutions avec une approche proactive de la gestion des risques.
• Aisance relationnelle pour interagir avec des interlocuteurs variés (fournisseurs, direction, clients).

Competences requises

• Gestion des installations (Facilities Management)
• Connaissances en Santé et Sécurité au travail (H&S)
• Management d'équipe et coaching
• Gestion administrative et budgétaire (achats/facturation)
• Coordination d'événements