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Job description
PoloWorks, acteur majeur du secteur de la technologie financière, recherche un(e) Assistant(e) de Direction & Support Administratif pour rejoindre son équipe de direction à Cheltenham (Royaume-Uni). En tant que pilier central du quotidien de nos dirigeants – notamment le Directeur Risque & Gouvernance et le Directeur Conformité – vous jouerez un rôle clé dans la fluidité opérationnelle de l’entreprise. Vous évoluerez dans un environnement dynamique où chaque journée apporte de nouveaux défis : gestion de calendriers complexes, organisation de réunions stratégiques, coordination de déplacements internationaux, suivi des dépenses et soutien à la préparation de rapports de gouvernance. Vous serez le point de contact privilégié tant en interne qu’en externe, garantissant une communication fluide et professionnelle.
**Missions principales**
- Gestion proactive des agendas et des boîtes mail de plusieurs cadres supérieurs, en anticipant les priorités et en optimisant les créneaux.
- Préparation des ordres du jour, prise de notes lors des réunions, rédaction de comptes‑rendus et suivi des actions découlant des décisions.
- Coordination logistique des réunions (réservation de salles, services de restauration, équipements techniques) et des déplacements (vols, hébergements, visas, itinéraires).
- Soutien à la préparation et à la soumission des rapports du conseil d’administration, en veillant au respect des délais et à la conformité des documents.
- Gestion des notes de frais, suivi budgétaire des événements et assistance à l’organisation de conférences ou d’ateliers hors site.
- Accueil téléphonique et physique des visiteurs, traitement des demandes internes et externes, et maintien d’un système de classement numérique structuré.
- Participation à la couverture de la réception pendant les pauses déjeuner et remplacement ponctuel des autres assistants de direction.
- Veille permanente sur les exigences de formation obligatoire (e‑learning, conformité) et mise à jour des connaissances des outils internes.
**Profil recherché**
- Minimum 3 ans d’expérience en tant qu’assistant(e) de direction ou dans un rôle administratif similaire, idéalement au sein d’un environnement multinational.
- Excellentes compétences organisationnelles, capacité à gérer plusieurs priorités simultanément et à travailler sous pression.
- Maîtrise avancée de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) et aisance avec les outils de gestion de documents et de planification (ex. : Concur, SharePoint).
- Fortes compétences en communication écrite et orale en anglais ; la maîtrise du français est un atout.
- Discrétion, sens de la confidentialité et aptitude à établir des relations de confiance avec les cadres dirigeants.
- Esprit d’initiative, autonomie et capacité à proposer des améliorations de processus.
**Ce que nous offrons**
- Un contrat à durée indéterminée (CDI) en full‑time avec une répartition hybride (minimum 3 jours au bureau).
- Un package salarial compétitif accompagné d’avantages sociaux (assurance santé, plan de retraite, tickets restaurant).
- Des opportunités de formation continue et de développement professionnel au sein d’une entreprise en forte croissance.
- Un environnement de travail collaboratif, où l’innovation et la prise d’initiative sont encouragées.
- La possibilité de voyager occasionnellement à Londres pour des réunions stratégiques.
Rejoignez PoloWorks et contribuez directement à la performance de notre équipe de direction tout en développant vos compétences dans un cadre stimulant et international.
